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Régime général : les démarches pour devenir employeur

Page vérifiée en octobre 2010

Au sommaire de cette page :
1. Choisir le contrat de travail
2. Embaucher sans le chèque emploi associatif
3. Le chèque emploi associatif
4. Des sigles que vous allez rencontrer

Une association de la loi 1905 peut être amenée à salarier - et donc affilier au régime général - une secrétaire ou un ouvrier pour la réalisation de travaux même si, par ailleurs, le ministre du culte est affilié à la CAVIMAC.

Avant toute démarche, deux choix devront être opérés : celui du type de contrat de travail et celui de l'utilisation du chèque emploi associatif.

1. Choisir le contrat de travail

La décision d'avoir un salarié rémunéré régulièrement implique le choix et l'établissement d'un contrat de travail.

Ce qu'est un contrat de travail

Le contrat de travail est une convention par laquelle une personne, le salarié, s'engage à travailler pour le compte et sous la direction d'une autre personne, l'employeur, moyennant une rémunération, le salaire.

Le contrat peut être :

• à temps plein ou à temps partiel,
• à durée déterminée ou à durée indéterminée.

Le contrat de travail à durée indéterminée est la forme normale et générale de la relation de travail.

Remarque :

Il existe des contrats aidés par l'Etat (Contrat Unique d’Insertion par exemple).

2. Embaucher sans le chèque emploi associatif

Si l'association n'utilise pas le chèque-emploi associatif, le contrat de travail devra être écrit.

Il est important de respecter cette obligation (de l'écrit), surtout si le salarié est employé à temps partiel ou à durée déterminée.

Un modèle de contrat de travail est proposé sur ce site

Ensuite, les six " démarches " suivantes devront être effectuées :

2.1 La déclaration d'existence

Le " S.I.R.E.N.E " est le Système Informatique du Répertoire des ENtreprises et des Etablissements.
Ce système informatique a pour mission d'enregistrer l' " état civil " des associations et entreprises : le nom, le sigle, la forme juridique, le siège social, les dates de création ou de cessation d'activité…

Le " numéro SIREN " d'une association (ou entreprise) est composé de 9 chiffres. Il n'est attribué qu'une seule fois par l'INSEE sur demande des organismes habilités : l'URSSAF, en général, pour les associations.

Le " numéro SIRET " est un identifiant numérique de 14 chiffres composé du SIREN (9 chiffres) et d'un numéro interne de classement (NIC) de 5 chiffres caractérisant un établissement de l'association (ou de l'entreprise).

Exemple :

Le numéro SIREN d'ACTES 6 est 400 586 350.
Le numéro SIRET du siège social d'ACTES 6 est 400 586 350 00011.

Lorsqu'une association veut employer du personnel et ne dispose pas d'un numéro de SIRET, elle doit souscrire une déclaration d'existence " modèle MO ". Cette déclaration est à retirer auprès de l'URSSAF.
L'" U.R.S.S.A.F. " est l'Union pour le Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales. C'est un organisme chargé de la collecte des cotisations salariales et patronales destinées à financer la Sécurité sociale.
Pour les associations, l'URSSAF joue le rôle de " Centre de Formalités des Entreprises " (CFE).

2.2 La déclaration Unique d'Embauche (D.U.E.)

La déclaration unique d'embauche a été instituée par le décret du 29/12/1995 et a été rendue obligatoire depuis le 6 avril 1998.

Elle permet aux employeurs de se dégager de plusieurs formalités liées à l'embauche :
- La demande d'immatriculation de l'employeur à l'URSSAF quand il s'agit d'une première embauche ;
- La demande d'immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité Sociale si celle-ci n'a pas encore été faite ;
- La demande d'affiliation au régime d'assurance chômage ;
- La Déclaration nominative Préalable A l'Embauche (DPAE) ;
- La demande d'adhésion à un service de médecine du travail,
- La déclaration d'embauche du salarié auprès du centre de médecine du travail en vue de la visite médicale obligatoire ;
- La liste des salariés embauchés pour le pré établissement de la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS).

Lorsqu'une association a l'intention d'employer un salarié (donc de lui payer un salaire) et d'être en règle, elle doit remplir la déclaration unique d'embauche (DUE). Son imprimé, reproduit plus loin, et sa notice explicative peuvent être obtenus auprès de l'URSSAF.

La DUE peut s'effectuer :

Par courrier recommandé ou télécopie adressé au service DUE de l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche.
Par Internet en visitant les sites prévus à cet effet: www.due.fr ou www.net-entreprises.fr
Dans ce cas, il est nécessaire de disposer d'un numéro de SIRET.

Délai à respecter impérativement

La Déclaration Unique d'Embauche doit être fournie à l'URSSAF avant la prise de fonction effective ou la période d'essai du salarié, et au plus tôt 8 jours avant la date prévue de l'embauche.

Preuve de la déclaration

Si vous utilisez Internet, il est possible d'éditer immédiatement le récépissé de déclaration.

Sinon, dans les 5 jours ouvrables suivant la réception de votre déclaration, l'URSSAF vous adresse un document de réception comportant un volet détachable à remettre sans délai à votre salarié.
Il vous permet de contrôler l'exactitude des informations enregistrées et doit être conservé afin de pouvoir être présenté, le cas échéant, aux agents chargés de lutter contre le travail clandestin.

L'URSSAF se charge de faire parvenir votre déclaration à tous les organismes concernés (Pôle emploi, DDTEFP, CARSAT...).

Précisions : Comprendre les sigles…

PÔLE EMPLOI est issu de la fusion entre l’ANPE (Agence Nationale Pour l’Emploi) et les ASSEDIC (ASSociation pour l'Emploi dans l'Industrie et le Commerce).

Ses missions : accompagner tous les demandeurs d’emploi dans leur recherche jusqu’au placement, assurer le versement des allocations aux demandeurs indemnisés, aider les entreprises dans leurs recrutements et recouvrer les cotisations.

U.N.E.D.I.C. : Union Nationale Interprofessionnelle Pour l'Emploi dans l'Industrie et le Commerce

C'est en 1958, sous l'impulsion du Général de Gaulle, que les partenaires sociaux ont créé un système national d'aide aux salariés involontairement privés d'emploi chargé de verser un revenu de remplacement permettant d'attendre, dans les meilleures conditions possibles, la réinsertion dans la vie professionnelle.

D.D.T.E.F.P. : Direction Départementale du Travail, de l'Emploi et de la Formation Professionnelle

Services déconcentrés du Ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité, les DDTEFP exercent leurs missions sur deux axes :
· Travail : elles veillent au respect du droit du travail par une mission de contrôle (inspection du travail) et exercent une fonction d'information et de conseil auprès des différents acteurs du monde du travail ;
· Emploi / Formation : elles mettent en oeuvre une politique active de l'emploi en assistant le Préfet dans son rôle de coordination du service public de l'emploi.

Elles participent à la gestion des mesures d'insertion et de formation des publics en difficulté et elles encouragent le développement local en collaboration avec les différents acteurs socioéconomiques.

C.A.R.S.A.T. : Caisse d’assurance retraite et de la santé au travail

Depuis le 1er avril 2010, les C.R.A.M. sont devenues les C.A.R.S.A.T.

Une C.A.R.S.A.T. est un organisme de sécurité sociale qui assure la gestion régionale de l’assurance vieillesse, de l’assurance veuvage, de l’assurance des accidents du travail et des maladies professionnelles.

La C.A.R.S.A.T. attribue à chaque établissement un code risque qui tient compte des risques professionnels liés à l’activité principale exercée par les salariés et notifie, par établissement, le taux de cotisation accidents de travail et maladies professionnelles.

2.3 Déclaration à l'inspecteur du travail
Code du travail, Art. L620-1 et R620-1

Toute personne qui se propose d'embaucher du personnel doit, avant d'occuper celui-ci, en faire la déclaration au moyen d'une lettre recommandée adressée à l'inspecteur du travail.
La déclaration indique le nom et l'adresse de l'employeur ainsi que l'emplacement de l'établissement et le type d'activités exercées.

2.4 L'affiliation à une caisse de retraite

L'association devra envoyer un courrier à une caisse de retraite complémentaire. Dans ce courrier, elle indiquera qu'elle envisage d'embaucher à une certaine date un salarié et par conséquent, demande son affiliation et celle du futur salarié.

2.5 L'inscription sur le registre unique du personnel
(Code du travail, articles L620-3, R620-3)

Il doit être tenu un registre unique du personnel sur lequel doivent figurer, dans l'ordre d'embauchage et de façon indélébile, les noms et prénoms de tous les salariés occupés par l'association à quelque titre que ce soit.

Des indications complémentaires doivent être portées sur ce registre pour chaque salarié. Ce sont les suivantes :
1) Nationalité ;
2) Date de naissance ;
3) Sexe ;
4) Emploi ;
5) Qualification ;
6) Dates d'entrée et de sortie de l'établissement ;
7) Lorsqu'une autorisation d'embauchage ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation.

En sus des indications énumérées au paragraphe précédent, les mentions suivantes doivent être portées :
1) Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée : le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail.
2) Pour les jeunes travailleurs sous contrat d'apprentissage, de qualification ou d'adaptation : la mention " apprenti ", " contrat de qualification " ou " contrat d'adaptation ".
3) Pour les travailleurs sous contrat à durée déterminée : la mention " contrat à durée déterminée ".
4) Pour les travailleurs à " temps partiel " : la mention " travailleur à temps partiel ".
5) Pour les travailleurs temporaires : la mention " travailleur temporaire " ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire.
6) Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs : la mention " mis à disposition par un groupement d'employeurs " ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier.

Les mentions relatives à des événements postérieurs à l'embauchage doivent être portées au moment où ceux-ci surviennent.

Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement.

Registre unique du personnel et informatique

Les associations peuvent déroger à la tenue de certains registres pour tenir compte du recours à d'autres moyens, notamment informatiques, lorsque des garanties de contrôle équivalentes sont maintenues.

Déclaration auprès de la CNIL

Les fichiers de paie, les traitements relatifs aux déclarations sociales obligatoires ou la gestion informatisée des registres obligatoires (tels que le registre unique du personnel) mis en œuvre dans le respect des conditions posées par la CNIL n'ont plus désormais à être déclarés par les employeurs.

Toutefois, l'ensemble des droits de ces salariés (droit d'opposition, d'accès et de rectification) et des autres obligations des responsables de fichiers (respect de la finalité du fichier, information des employés, confidentialité des données, conservation limitée des données, etc.) restent pleinement applicables.

En outre, la CNIL conserve entier son pouvoir de contrôle et de sanction afin de s'assurer du respect de ces garanties dans le cadre de la mise en œuvre de tels fichiers.

S - V - 2.6 La visite médicale d'embauche

Quand ?

En principe, tout salarié doit faire l'objet d'un examen médical avant l'embauchage ou au plus tard avant l'expiration de la période d'essai qui suit l'embauchage (Code du travail, art. R241-48)

Certains salariés soumis à une surveillance médicale spéciale (les femmes enceintes par exemple) bénéficient obligatoirement de l'examen médical avant leur embauchage.

Dans quel but ?

L'examen médical a entre autre pour but de s'assurer que le salarié est médicalement apte au poste de travail auquel l'association envisage de l'affecter. (Code du travail, art. R241-48)

A l'issue de l'examen médical, le médecin du travail établit une fiche d'aptitude en double exemplaire : Il en remet un exemplaire au salarié et transmet l'autre à l'employeur qui le conserve . (Code du travail, art. R241-57)

Par la suite ?

Tout salarié doit bénéficier, dans les vingt-quatre mois qui suivent l'examen d'embauche, d'un nouvel examen médical en vue de s'assurer du maintien de son aptitude au poste de travail occupé.
Cet examen doit être renouvelé au moins une fois par tous les vingt-quatre mois .

Tout salarié doit bénéficier d'un examen par le médecin du travail après :
- une absence pour cause de maladie professionnelle,
- un congé de maternité,
- une absence d'au moins huit jours pour cause d'accident du travail
- une absence d'au moins vingt et un jours pour cause de maladie ou d'accident non professionnel
- en cas d'absences répétées pour raisons de santé.
(Code du travail, art. R241-51)

Tout salarié peut bénéficier d'un examen médical à sa demande (sans qu'il puisse être sanctionné par son employeur) . (Code du travail, art. R241-49)

Remarque : Le temps nécessité par les examens médicaux est :
• soit pris sur les heures de travail des salariés sans qu'aucune retenue de salaire puisse être effectuée,
• soit rémunéré comme temps de travail normal dans le cas où ces examens ne pourraient avoir lieu pendant les heures de travail.
Le temps et les frais de transport nécessités par ces examens sont pris en charge par l'employeur
(Code du travail, art. R241-53)

Attention : Le temps nécessité par les examens médicaux ne peut être pris sur le temps de pause ou de congé.

Sanctions

Tout employeur qui n'organise pas les visites médicales obligatoires est passible d'une amende de 5ème classe (1500 €). (Code du travail, art. R264-1)

Tout salarié qui ne se présente pas à un contrôle médical peut se voir licencier.

3. Le chèque emploi associatif

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4. Des sigles que vous allez rencontrer

A.R.R.C.O. : Association des Régimes de Retraites Complémentaires
(Fédération des régimes de retraite complémentaires des salariés)

A.G.I.R.C. : Association Générale des Institutions de Retraite des Cadres
Créée en 1947, l'AGIRC est le régime interprofessionnel, unique et obligatoire de retraite complémentaire des cadres du secteur privé.

A.P.E. : Activité Principale Exercée

Toute association (ou entreprise) et chacun de ses établissements se voit attribuer par l'Insee, lors de son inscription au répertoire SIRENE, un « code APE » caractérisant son activité principale par référence à la nomenclature d'activités française (NAF).

La nomenclature d'activités française « NAF 2008 » est la déclinaison française de la Nomenclature d'ACtivités Européenne révisée « NACE rév. 2 » dans laquelle elle est emboîtée.

Le schéma de codification antérieur de la NAF sur 4 positions a été abandonné au profit d'une codification sur 5 positions (code NACE à 4 chiffres complété par une position spécifique nationale, sous forme de lettre).

Exemples :
58.11Z Édition de livres
58.14Z Édition de revues et périodiques
93.12Z Activités de clubs de sports
94.91Z Activités des organisations religieuses
94.99Z Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire