Le chèque emploi associatif

Page revue en novembre 2016

En complément, lisez aussi la page :
- Régime général : les démarches pour devenir employeur
- Découvrir le Chèque emploi associatif (Site de l'URSSAF)

Références :

- Code du travail : articles L1243-1 à L1243-13
- Code du travail : article L1272-4 - CEA
- Code du travail : articles D1272-1 à D1272-10 - CEA

Le chèque-emploi associatif (CEA) peut être utilisé à tout moment par les associations à but non lucratif employant moins de vingt salariés, y compris pour les salariés déjà présents au sein de l'association. Pour ces derniers, vous devrez remplir un contrat, pour que le centre national Chèque emploi associatif puisse gérer ce nouveau salarié. Vous devez effectuer cette formalité depuis votre "Espace employeur".

Le chèque emploi-associatif simplifie les démarches des associations ou fondations en ce qui concerne :
- la déclaration d'embauche,
- l'établissement du contrat de travail,
- le versement des cotisations sociales (assurance maladie, assurance chômage, retraite et prévoyance),
- l'édition du bulletin de paie destiné au salarié.

Ce service gratuit permet d'éviter la remise en cause de la bonne foi de l'association en cas de contrôle de l'Urssaf.

Le chèque-emploi associatif ne peut être utilisé qu'avec l'accord du salarié. Le contrat de travail peut être à durée indéterminée (CDI) ou à durée déterminée (CDD), à temps plein ou à temps partiel. L'association ou la fondation précisera donc si l'emploi est à durée déterminée ou indéterminée.

La démarche effectuée vaut contrat de travail.

Précisions :

Avant de pouvoir disposer de chèques emploi associatif, l'association doit adhérer au centre national Chèque Emploi Associatif. L'adhésion peut s'effectuer en ligne, sur le site www.cea.urssaf.fr ou en renvoyant un formulaire à la banque qui se chargera de transmettre la demande d'adhésion, accompagnée d'un RIB, au centre national Chèque Emploi Associatif.

Si l'association ne dispose pas d'un numéro Siret, elle pourra en faire la demande :
- en se connectant sur www.cfe.urssaf.fr (rubrique "déclarer une formalité")
- en s'adressant à son Urssaf, qui, en sa qualité de centre de formalités des entreprises, procédera à l'enregistrement de l'association en tant qu'employeur de personnel.
- en contactant le centre national Chèque emploi associatif, qui se chargera pour l'association de cette formalité.

En pratique

L'association ou la fondation peut :
- soit souscrire directement le formulaire du contrat en ligne, avec son numéro Siret, qui sert d'identifiant : https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/R14534
- soit remettre à sa banque le formulaire téléchargeable de demande d'adhésion rempli https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/R1042

Ce document vaut déclaration préalable à l'embauche (DPAE) et contrat de travail.

Précisions :

Pour embaucher un salarié, l'association va devoir remplir directement le formulaire du contrat en ligne. Toutefois, il est obligatoire d'établir un contrat de travail écrit dans le cas :
- des CDI à temps partiel. Un document écrit doit préciser la répartition de la durée du travail entre les jours de la semaine ou les semaines du mois, les horaires de travail et les limites dans lesquelles peuvent être effectuées les heures complémentaires.
- des CDI à temps plein, si la convention collective le prévoit. C'est par exemple le cas de la convention collective nationale du sport.

Enfin, il reste nécessaire de rédiger un contrat de travail si l'association souhaite inclure des clauses particulières.

Les carnets de volets sociaux avec titres de paiement ayant été supprimés en 2015, l'association doit rémunérer son salarié avec un autre mode de paiement de son choix (virement, espèces, chèque de l'association).

Chaque mois, l'association doit déclarer la rémunération de son salarié au centre national CEA. Le volet social :
- contient les principaux renseignements sur la période d'emploi et sur les éléments de la rémunération
- doit être adressé au plus tard dans les 8 jours ouvrés suivant le paiement du salaire.

Les décomptes de cotisations et les attestations d'emploi, valant bulletins de salaire, ne sont plus transmis à l'association par voie postale mais sont directement accessibles sur cea.urssaf.fr depuis "l'Espace employeur". Le paiement des cotisations est effectué, auprès de l'Urssaf, par prélèvement automatique sur votre compte bancaire.

L'association doit ensuite transmettre au salarié les attestations d'emploi établies par le CEA, conformément au droit du travail.

Rôle du Centre national du chèque-emploi associatif

Après transmission des informations par l'employeur, le centre national Chèque emploi associatif prend le relais.

Il calcule, à la place de l'association, le montant des cotisations et contributions de protection sociale obligatoire en tenant compte des exonérations et allègements applicables.

Il met à disposition de l'association dans "l'Espace employeur" :
- les bulletins de paie. L'association doit imprimer un exemplaire pour le remettre à son salarié.
- un décompte des cotisations dues (l'association peut demander une modification jusqu'à dix jours avant la date de prélèvement).

Il effectue des déclarations annuelles pour les salariés gérés dans le cadre de ce dispositif (déclaration annuelle des données sociales, état récapitulatif annuel, attestation fiscale, transmission du montant de la masse salariale brute annuelle …).

L'association est prévenue de la mise en ligne des documents par mail.

Les cotisations sont prélevées par l'Urssaf, le 16 de chaque mois.

Les documents (bulletins de paie, décomptes de cotisations...) sont disponibles dans la rubrique "Mes documents" de votre "Espace employeur". Ils sont conservés 5 ans plus l'année en cours.

Précisions concernant la DSN

La DSN est une nouvelle modalité de transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données de la paie issues d'un logiciel de paie et RH. Elle remplacera la majorité des déclarations sociales à compter de 2017.

Le centre CEA sera chargé d'établir les formalités et déclarations auxquelles la DSN se substitue.

Précisions concernant les congés payés

La gestion des congés payés est identique à celle valable pour tout salarié.

Au salarié embauché sur une durée trop courte pour pouvoir prendre des congés, l'association ou la fondation verse une indemnité compensatrice de 10 % au terme de la période de travail.

Au salarié embauché sur une durée suffisamment longue, l'association ou la fondation remet au salarié, à l'issue de la période de prise de congés, un chèque d'un montant comparable à celui qu'elle lui aurait remis s'il avait travaillé.

Coordonnées du Centre Chèque Emploi Associatif

Vous pouvez contacter le Centre Chèque Emploi Associatif :
- par courrier : CS 90002 - 62017 Arras cedex 9
- par téléphone : 0810 19 01 00 - Du lundi au vendredi de 9h à 17h - Coût du service : 0,05 € /min. + prix appel
- par mail : par accès au formulaire de contact https://www.cea.urssaf.fr/ceaweb/employeur/contact/contact.do