Rédiger un procès verbal

Page revue en septembre 2007

Une obligation ?

Dans la plupart des statuts adoptés par les associations, on trouve une phrase du type :
" Les procès-verbaux des délibérations des Assemblées sont rédigés et transcrits par le Secrétaire sur un registre et signés du Président et d'un membre du bureau présent à la délibération. "

Or, nous trouvons à l'article 1134 du code civil : " Les conventions légalement formées tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faites... Elles doivent être exécutées de bonne foi. "

C'est dire que les associations ont généralement l'obligation de rédiger des procès verbaux en vertu de leurs statuts.

Pourquoi s'obliger à rédiger des procès verbaux ?

Un procès verbal est très utile, notamment s'il peut servir de moyen de preuve (Voyez le paragraphe suivant).

ans ce cas :

• Il pourra prouver les résolutions adoptées, en cas de conflit interne entre membres de l'association par exemple.
Faute de preuve, les juges n'hésitent pas à annuler les résolutions car rien ne leur permet de contrôler si les conditions exigées par les statuts et le règlement intérieurs étaient réunis.

• Il sera un indice du fonctionnement normal de l'association (tenue des Assemblées Générales et des Conseils d'Administration).

Sinon, son utilité résidera dans ce qu'il est une mémoire des événements de la vie de l'association.

Quelles conditions pour tenir lieu de preuve ?

Pour tenir lieu de preuve, un procès verbal d'Assemblée Générale ou de Conseil d'Administration doit être établi avec une grande rigueur formelle :
• sans blancs, ni ratures,
• sur des feuillets (ou registres) numérotés.

Pour avoir force probante, le procès verbal pourra indiquer :
• Le nom de l'association,
• Le lieu et la date de l'Assemblée Générale ou du Conseil d'Administration,
• L'ordre du jour,
• Les résolutions adoptées.

Il devra être :
• bien rédigés (français correct et précis),
• daté et
• signé par le Président et au moins un autre administrateur (dont le Secrétaire généralement).

Lors de la réunion, on pourra demander aux participants d'émarger une liste que l'on annexera au procès verbal (indispensable en cas d'obligation de quorum).

© 1999-2007 Alain LEDAIN - Gérard HUNG CHEI TUI
Cet article est tiré de la revue Entr'actes (n°9 - Avril 1999)- Il est repris et complété dans le livre "Le culte et la législation"