Rédiger un procès verbal

Page revue en septembre 2022

En principe, l'établissement d'un procès-verbal n'est pas obligatoire (Rép. Charret : AN 28-02-1970 p. 491).

Pourquoi s'obliger à rédiger des procès verbaux ?

Un procès verbal est très utile, notamment s'il peut servir de moyen de preuve (Voyez le paragraphe suivant). Dans ce cas :
Il pourra prouver les résolutions adoptées, en cas de conflit interne entre membres de l'association par exemple.
Faute de preuve, les juges n'hésitent pas à annuler les résolutions car rien ne leur permet de contrôler si les conditions exigées par les statuts et le règlement intérieur étaient réunis.

Il sera un indice du fonctionnement normal de l'association (tenue des assemblées générales et des conseils d'administration).

Sinon, son utilité résidera dans ce qu'il est une mémoire des événements de la vie de l'association.

Quelles conditions pour tenir lieu de preuve ?

Pour tenir lieu de preuve, un procès-verbal d'assemblée générale ou de conseil d'administration doit être établi avec une grande rigueur formelle :
- sans blancs, ni ratures,
- sur des feuillets (ou registres) numérotés.

Pour avoir force probante, le procès-verbal pourra indiquer :
- Le nom de l'association,
- Le lieu et la date de l'assemblée générale ou du conseil d'administration,
- L'ordre du jour,
- Les résolutions adoptées ou repoussées.

Il devra être :
- bien rédigé (français correct et précis),
- daté et
- signé par le Président et au moins un autre administrateur (dont le Secrétaire généralement).

Généralement, le Secrétaire est chargé de rédiger les procès-verbaux.

Lors de la réunion, on pourra demander aux participants d'émarger une liste que l'on annexera au procès-verbal (indispensable en cas d'obligation de quorum).

Attention :

Tout faux constitue un délit punissable de 3 ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende (Code pénal, art. 441-1).