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C - I - 6 La présentation des comptes - Leur contrôle
Page actualisée en septembre 2022
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Avant leur approbation en assemblée générale, les comptes passeront par les étapes suivantes :
leur préparation par le Trésorier et, éventuellement, le comptable ;
leur arrêté par le Conseil d'Administration ;
leur certification par le commissaire aux comptes éventuellement.
La présentation des comptes doit être sincère et fidèle (description adéquate, loyale, claire, précise et complète). Elle se fera sous forme de tableaux de chiffres mais aussi sous forme de schémas ou de graphiques permettant une visualisation des éléments financiers en proportion les uns par rapport aux autres (diagrammes circulaires…).
Le trésorier doit s'efforcer de donner des éléments de compréhension à son public :
aux membres en assemblée générale, il doit faire l'analyse de la situation de l'association et de sa capacité financière à supporter l'activité existante et les nouveaux projets ;
aux administrateurs en conseil d'administration il doit donner des outils d'aide à la décision.
Les informations doivent être pertinentes et adaptées aux besoins des utilisateurs.
Evitez aussi la surabondance de détails ou, à l'opposé, des descriptions trop vagues.
En tant que dirigeant, évitez aussi :
que certains se disent qu'ils ne comprendront jamais rien aux chiffres (soyez pédagogue !) ;
que les autres, inconditionnellement confiants dans l'honnêteté du Trésorier, ne s'en remettent définitivement à lui.
Des associations mal gérées ont périclité parce que tout le monde se taisait, parce que personne n'a lancé l'alerte à temps…
1A Annexe comptable
L'annexe comptable doit être présentée en assemblée générale. Elle complète et commente l'information donnée par les autres documents de synthèse.
Elle comprend entre autres :
une description de l’objet social de l’entité ;
une description de la nature et du périmètre des activités ou missions sociales réalisées ;
une description des moyens mis en œuvre.
Sont également mentionnés, les faits caractéristiques d’importance significative intervenus au cours de l’exercice ou de la clôture jusqu’à la date d’approbation des comptes par l’organe délibérant. (Art. 431-2)
Elle doit comporter entre autres les compléments d'informations suivants dès lors qu'ils sont significatifs :
. L'état des échéances des créances et des dettes à la clôture de l'exercice
. Les montants des engagements financiers
. Les contributions volontaires
. Le montant des rémunérations versées à chacun des dirigeants. Cette information assure la transparence financière à l'égard des membres.
Lisez l'article suivant pour un exposé plus complet : L'annexe comptable » du site Associathèque.
1B Le rapport de gestion
Le rapport de gestion devrait comprendre des informations sur :
Les évènements passés, notamment la situation de l'association durant l'exercice écoulé ;
Les évènements importants intervenus entre la date de clôture de l'exercice et l'établissement du rapport de gestion ;
L'évolution prévisible de l'association, ses perspectives d'avenir…
D'autres éléments significatifs dont d'éventuelles modifications intervenues dans la présentation des comptes annuels et dans les méthodes d'évaluation retenues.
L'établissement de ce rapport est notamment obligatoire dans les associations ayant nommé un commissaire aux comptes.
2 Le contrôle
Pour la vérification de ses comptes une association peut :
mettre en place une instance de contrôle ;
recourir à un commissaire aux comptes dans le cadre des lois qui réglementent ses activités ;
désigner un commissaire aux comptes en dehors de toute contrainte légale ;
recourir aux services d'un expert-comptable ;
mandater un contrôleur des comptes.
2.1 Le contrôle interne
Le contrôle interne de la comptabilité est organisé par les statuts de l'association. On y trouve généralement les deux extraits suivants :
« Le Trésorier est chargé de tout ce qui concerne la gestion du patrimoine de l'Association... Il tient une comptabilité régulière, au jour le jour, de toutes les opérations et rend compte à l'assemblée annuelle, qui statue sur la gestion. »
« L'assemblée générale délibère sur les rapports :
- de la situation morale et financière de l'Association. Elle approuve les comptes de l'exercice clos, vote le budget de l'exercice suivant... »
Droit d'accès aux comptes par un simple membre de l'association
La loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association n'a pas prévu expressément, pour un membre adhérent, le droit d'avoir accès aux comptes de l'association. Néanmoins, cette information, qui satisfait au principe du fonctionnement démocratique et de la transparence des groupements associatifs, apparaît légitime au regard de l'article 1er de la loi qui définit l'association comme une convention soumise aux principes généraux du droit applicables aux contrats et obligations. Le devoir d'information et de loyauté entre les cocontractants que sont les membres d'une même association, inclus dans ces principes, trouve ainsi à s'appliquer.
On peut considérer que les membres sociétaires, par ailleurs assujettis au paiement de cotisations, ont le droit de connaître les comptes annuels qui rendent compte de l'activité financière de l'association à laquelle ils ont adhéré.
En tout état de cause, la communication de ces comptes a lieu normalement lors de l'assemblée générale annuelle de l'association au cours de laquelle ils sont approuvés. Les adhérents peuvent même en prendre connaissance préalablement, c'est-à-dire au moment de leur convocation à l'assemblée générale si l'envoi simultané de ces comptes et de cette convocation a été prévu expressément par les statuts, voire par le règlement intérieur, ou, à défaut des statuts, si l'usage consistant à leur adresser ces comptes chaque année a été celui de l'association.
Le vérificateur aux comptes
Les associations peuvent décider de mettre en place une instance de contrôle souvent appelée vérificateur(s) aux comptes. Afin de conforter sa légitimité, sa composition et son rôle peuvent être définis soit dans les statuts, soit dans le règlement intérieur.
Attention : ne confondez pas « vérificateur aux comptes » et « commissaire aux comptes ». Le titre de commissaire aux comptes est attaché à une profession réglementée et correspond à une mission légale. (Voir plus loin)
Le « vérificateur aux comptes » ne peut se prévaloir du titre de « commissaire aux comptes »sous peine d'encourir les peines prévues, c'est-à-dire un an d'emprisonnement et 15 000 € d'amende (Code de commerce article L 820-5).
S'il est prévu un vérificateur aux comptes, voici quelques éléments qui peuvent être définis dans les statuts de l'association :
les modalités de son élection ou de sa nomination ;
ses modalités d'intervention et la portée de sa mission ;
les modalités de restitution de sa mission de vérification ;
sa responsabilité…
Exemple (à titre indicatif) :
« Les comptes tenus par le trésorier sont vérifiés annuellement par […] vérificateur(s) aux comptes.
Ceux-ci sont élus pour un an par l'assemblée générale. Ils sont rééligibles.
Ils doivent présenter à l'assemblée générale ordinaire appelée à statuer sur les comptes, un rapport écrit sur leurs opérations de vérification.
Le(s) […] vérificateur(s) aux comptes ne peut (ne peuvent) pas faire partie du Conseil d'Administration. »
Associations cultuelles : ce qu'impose la loi 1905
« ...Nonobstant toute clause contraire des statuts, les actes de gestion financière et l'administration légale des biens accomplis par les directeurs ou administrateurs seront, chaque année au moins, présentés au contrôle de l'assemblée générale des membres de l'association et soumis à son approbation... » (Article 19 §3 de la loi du 9 décembre 1905)
2.2 Le contrôle externe
Le contrôle " externe " de la comptabilité peut être opéré par l'administration fiscale, par l'inspection générale des finances (IGF) ou par l'URSSAF si l'association est employeur.
2.2.1 Commissariat aux comptes
Comme cité précédemment, la loi oblige certaines associations à désigner un commissaire aux comptes. C'est le cas de celles qui bénéficient de dons ouvrant droit aux avantages fiscaux au dessus d'un montant de 153.000 € par an.
Pour exercer la profession de commissaire aux comptes, il faut être titulaire d'un diplôme d'expert comptable ou de commissaire aux comptes et être inscrit sur une liste arrêtée chaque année par une commission régionale.
Durée des fonctions
Conformément au droit commun, le commissaire aux comptes est nommé pour six exercices par l'assemblée générale ordinaire ou par l'organe délibérant.
Un suppléant doit être nommé pour la même durée au cas où le premier serait défaillant au cours de son mandat.
Les fonctions du commissaire aux comptes expirent après la réunion de l'organe délibérant qui statue sur les comptes du 6ème exercice. Sa mission est renouvelable.
Quand sa désignation est issue du franchissement d'un seuil, la fin de la mission peut intervenir si, pendant deux exercices, ces seuils ne sont plus dépassés.
Tel n'est pas le cas pour ce qui concerne les subventions publiques. Même si elles sont perçues pour un seul exercice, le commissaire aux comptes reste en fonction six ans. Mais il a la possibilité de démissionner.
Mission
La mission du commissaire aux comptes est une mission d'audit, de contrôle, conduisant à la certification des comptes. Le commissaire aux comptes vérifie que les comptes sont réguliers et sincères et qu'ils donnent une image fidèle du résultat des opérations de l'exercice et de la situation financière et patrimoniale de l'association.
Il établit un rapport où il se prononce sur les comptes annuels et donne toute observation utile à leur compréhension. (Il lui est interdit de s'immiscer dans la gestion de l'association.)
Ce rapport est joint systématiquement à la présentation des comptes de l'association car il est la garantie d'une information fiable aussi bien pour l'assemblée générale que pour les partenaires et les pouvoirs publics.
Sanctions
Sont sanctionnés pénalement la non désignation d'un commissaire aux comptes et les obstacles au bon déroulement de sa mission :
- emprisonnement de deux ans et d'une amende de 30 000 € le fait de ne pas provoquer la désignation de commissaire aux comptes ou de ne pas les convoquer à toute assemblée générale ;
- pour les dirigeants, emprisonnement de cinq ans et d'une amende de 75 000 € le fait de faire obstacle aux vérifications et contrôles des commissaires aux comptes ou experts auxquels ils font appel, de leur refuser la communication sur place de toutes les pièces utiles à l'exercice de leur mission, notamment tous contrats, livres, documents comptables et registres de procès-verbaux.
2.2.2 Expertise comptable
Contrairement au commissaire aux comptes, l'expert-comptable ne certifie pas les comptes et sa mission ne se déroule pas dans le cadre général du Code de commerce.
L'étendue de la mission est définie contractuellement entre l'expert et le client dans un document appelé « lettre de mission », dans le respect des conditions générales d'intervention établies par l'ordre des experts-comptables.
A l'issue de sa mission, l'expert produit une attestation, document dans lequel il indique le type de mission et la nature des contrôles effectués.
2.2.3 Contrôle des comptes
Le contrôleur des comptesest une personne choisie librement par l'association, généralement en application de dispositions statutaires prévoyant cette fonction (elle peut prendre le nom de « contrôleur », « censeur », etc.)
Rien n'interdit aux associations ayant un commissaire aux comptes de désigner un contrôleur des comptes. Il assume généralement sa mission bénévolement ou contre une rémunération et rend compte habituellement de sa mission à l'instance dont il relève (conseil d'administration ou assemblée générale).
2.2.4 Pour les associations de la loi 1905
En dehors du contrôle par toute instance ou par l'assemblée générale, ou encore par un commissaire aux comptes, l'association cultuelle est soumise à d'autres contrôles financiers prévus par la loi de 1905 et son décret d'application.
Loi du 9 décembre 1905 concernant la séparation des églises et de l'Etat
Article 21 : « ...Le contrôle financier est exercé sur les associations et sur les unions par le ministre des finances et par l'inspection générale des finances. »
Décret du 16 mars 1906 :
Article 42 : « Il est établi chaque année un extrait, certifié conforme par les directeurs ou administrateurs, du procès-verbal de l'assemblée générale de l'association portant approbation, par application de l'article 19 de la loi susvisée, des actes de gestion financière et d'administration légale des biens accomplis par les directeurs ou administrateurs. »
Article 44 : « ... Les comptes de l'association sont adressés sur sa demande au représentant de l'administration fiscale, qui en délivre récépissé... »
Article 45 : « L'association est tenue de représenter aux agents de l'administration fiscale et aux fonctionnaires de l'inspection générale des finances ses espèces, récépissés de dépôt et valeurs en portefeuille, ainsi que les livres, registres, titres, pièces de recettes et de dépenses ayant trait tant à l'année courante qu'à chacune des cinq années antérieures. »
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