Associations et travaux des commissaires aux comptes

Page relue en mars 2019

Rappel :

Tout organisme bénéficiaire de dons de personnes physiques ou morales ouvrant droit, au bénéfice des donateurs, à un avantage fiscal au titre de l'impôt sur le revenu ou de l'impôt sur les sociétés doit assurer la certification de ses comptes annuels au-dessus d'un montant de dons de 153 000 euros par an.

Cette disposition s'applique aux exercices ouverts à compter du 1er janvier 2006.

Conséquence :

Les associations (cultuelles entre autres) dont le montant des dons excède 153 000 euros et qui bénéficient des dispositions des articles 200 et 238 bis du Code général des impôts, doivent procéder à la nomination d'un commissaire aux comptes et de son suppléant.

Par suite, leurs comptes doivent être établis et présentés conformément aux dispositions du Plan Comptable Général et du règlement 2018-06 relatif aux comptes annuels des personnes morales de droit privé à but non lucratif.

Les informations données dans la suite cet article sont indicatives et non exhaustives : elles sont le fruit de deux expériences vécues dans deux associations cultuelles au cours du premier semestre 2008, elles n'ont pas d'autre ambition que d'aider les associations à se préparer à la venue du commissaire aux comptes.

Une première remarque :

Il faut savoir, qu'en raison du caractère permanent de sa mission, le commissaire aux comptes peut intervenir à tout moment de l'exercice comptable.

Son travail porte sur le contrôle des comptes selon un plan établi. A cet effet, il devra disposer des documents de l'association et mettra en œuvre des techniques propres à l'audit financier qui seront complétées par d'autres contrôles juridiques imposées par les textes.

Quelques documents que demandera le commissaire aux comptes :

Pour bien mener sa mission, il est nécessaire que le commissaire aux comptes puisse accéder facilement à l'information.
Le commissaire aux comptes se fera communiquer sur place toutes les pièces qu'il estime utiles à l'exercice de sa mission, notamment :

Au plan juridique

Les statuts,
Les récépissés de déclarations en Préfecture,
Les procès verbaux ou registres des procès verbaux d'assemblées générales,
Les procès verbaux ou registres des procès verbaux de conseils d'administration,
Les contrats d'assurances,
Pour les associations cultuelles, le contrat liant le ministre du culte à son association cultuelle (" charte du ministère pastoral "),
Et de façon plus générale, tous les contrats et conventions.

Au plan comptable

Les comptes annuels : Bilan, compte de résultat, annexe,
La balance à la date de fin d'exercice,
Le grand-livre,
Les pièces justificatives (notamment les factures ou autres éléments dépassant un certain montant),
Les états de rapprochement bancaire,
Le double des reçus fiscaux,
Pour les associations cultuelles, les feuilles d'indemnités de culte / Les récapitulatifs des cotisations
(le récapitulatif annuel sera rapproché des charges sur rémunérations enregistrées en comptabilité)
Le tableau récapitulatif des immobilisations (Libellés, dates d'acquisition, valeurs amortissables, durées d'amortissements, dotations de l'exercice) : ce tableau sera rapproché des comptes 20, 21 et 28.
Le rapport d'activités (rapport moral) et le rapport financier,
Le rapport de gestion.

La consultation de ces documents se fait sur place, mais le commissaire aux comptes peut en prendre copie. Dans la mesure où la demande d'un document est justifiée par l'intérêt de la mission, l'association ne peut refuser l'accès au document.

Contenu du rapport de gestion…

Situation de l'association durant l'exercice écoulé
Evolution prévisible de l'association
Evènements importants intervenus entre la date de clôture de l'exercice et l'établissement du rapport de gestion
Modifications intervenues dans la présentation des comptes annuels et dans les méthodes d'évaluation retenues.
Le cas échéant, activités de l'association en matière de recherche et de développement.

Remarque :

En cas d'activités de natures différentes, il est recommandé de présenter une information financière segmentée par établissement, branche ou projet.

Procédures

Les procédures ne se limitent pas à des demandes d'informations. Elles consistent également en l'observation physique de l'application des procédures de contrôle interne par l'association, en l'examen des enregistrements comptables, à l'inspection des documents soit internes, soit externes, sous forme papier, sous forme électroniques ou autres supports, au contrôle physique des actifs corporels, la vérification d'un calcul, etc.

Organisation de la comptabilité

Indépendamment du journal d'opérations diverses, il est recommandé de créer les journaux suivants :

Un journal d'achats ;
Un journal pour les ressources associatives (dons manuels, offrandes, cotisations) ;
Un journal des immobilisations ;
Un journal de paye ou journal des salaires ;
Eventuellement, un journal par banque pour les opérations ne se rattachant pas à l'un des journaux précédents.

Certains commissaires aux comptes demandent d'enregistrer dans des comptes différents :

Les dons pour lesquels il pourra être délivré un reçu fiscal ;
Les autres dons (dons anonymes, dons en espèces).

Associations propriétaires de leurs locaux

Il devient obligatoire, pour les associations propriétaires de leurs locaux, de procéder à ce que l'on appelle : l' « amortissement par composants ».

Dans le cadre de l'harmonisation des règles françaises (comptables et fiscales) avec les normes internationales, le Code Général des Impôts a modifié la règle fiscale en matière de méthode d'amortissement.

Devront être comptabilisés en tant que composants les éléments principaux d'immobilisations corporelles devant faire l'objet de remplacement à intervalles réguliers, ou ayant des utilisations différentes, ou procurant des avantages économiques à l'association selon un rythme différent et nécessitant l'utilisation de taux ou de modes d'amortissement propres. Cette comptabilisation séparée s'impose aussi bien à l'origine que lors du remplacement de l'élément concerné.

Autrement dit, si un ou plusieurs éléments constitutifs d'un actif ont chacun des utilisations différentes, chaque élément doit être comptabilisé séparément et un plan d'amortissement propre à chacun des éléments doit être retenu.

Pour les bâtiments, la décomposition minimale est en quatre composants :

Structure et ouvrages assimilés (amortissement sur 70 ans),
Menuiseries extérieures : portes et fenêtres (amortissement sur 25 ans),
Embellissement et amélioration : peinture, papier peint, plâtre (amortissement sur 15 ans),
Toitures (amortissement sur 30 ans).

Deux composants supplémentaires pourront être retenus, (ils sont alors déduits du composant " Structure et ouvrages assimilés ") :

Electricité et chauffage électrique (amortissement sur 25 ans).
Ce composant est généralement intégré au composant principal " Structure et ouvrages assimilés ", mais il peut être isolé pour des raisons de mise aux normes,
Plomberie / sanitaire (amortissement sur 25 ans).

L'inventaire annuel

L'inventaire annuel devra constater et mettre en évidence les charges et les produits constatées d'avance, les dettes fournisseurs, les dettes et charges sociales dont les dettes et charges sur congés payés (régime général de la Sécurité Sociale), etc.

4 étapes que suivent les comptes

P Le trésorier et, éventuellement le comptable, Préparent les comptes.
A Le conseil d'administration Arrête les comptes.
C Le commissaire aux comptes Certifie les comptes.
A L'assemblée générale Approuve les comptes.

Le commissaire aux comptes peut s'appuyer sur des travaux établis par d'autres experts qualifiés dans le domaine de l'audit.