Les frais d'entreprise (d'association)(au plan social)

Page mise en ligne avant 2006

1. Définition

L'association peut être conduit à rembourser des dépenses engagées par le collaborateur ou à mettre à sa disposition des biens ou services, sans qu'il s'agisse pour autant d'un élément de rémunération, d'un avantage en nature ou d'une indemnisation de frais professionnels.

Les sommes, biens ou services ainsi attribués correspondent à la prise en charge de frais relevant de l'activité de l'association et non de frais liés à l'exercice normal de l'activité du collaborateur.

Les frais pris en charge à ce titre par l'association sont donc exclus de l'assiette des cotisations. Ces frais correspondent à des charges d'exploitation de l'association et doivent remplir simultanément trois critères :
- caractère exceptionnel,
- intérêt de l'association,
- frais exposés en dehors de l'exercice normal de l'activité du collaborateur.

Toutefois, pour constituer des frais d'entreprise, les dépenses engagées par le collaborateur doivent être justifiées par :
- l'accomplissement des obligations légales ou conventionnelles de l'association,
- la mise en œuvre des techniques de direction, d'organisation ou de gestion de l'association,
- le développement de la politique commerciale de l'association.

2. Types de frais d'entreprise

A ce titre sont considérés comme des frais d'entreprise :

les dépenses engagées par le collaborateur pour acheter ou entretenir du matériel ou des fournitures pour le compte de l'association alors que l'exercice normal de sa profession ne le prévoit pas ;
les dépenses engagées par le collaborateur en vue de l'acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, en vue de la promotion de l'association ;
l'avantage procuré au collaborateur eu égard à sa participation à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l'association (réception, cocktails, etc…) alors que l'exercice normal de sa profession ne le prévoit pas ;
les dépenses engagées par le collaborateur ou prises en charge directement par l'association à l'occasion des repas d'affaires dûment justifiés sauf abus manifeste ;
les dépenses engagées par le collaborateur ou prises en charge directement par l'association, à l'occasion de voyages d'affaires, voyages de stimulation, séminaires, etc. Ces voyages devront être caractérisés par l'organisation et la mise en œuvre d'un programme de travail et l'existence de sujétions pour le collaborateur alors que sa participation à ces voyages ne correspond pas à l'exercice normal de sa profession. Lorsque le voyage est payé par l'association pour la famille, il ne peut être considéré comme un frais d'entreprise. En revanche, le remboursement ou la prise en charge des frais de voyages d'agrément constitue des éléments de rémunération devant être réintégrés dans l'assiette des cotisations ;
les frais de déplacement et de séjour engagés par les collaborateurs ou pris en charge directement par l'association à l'occasion de la participation du collaborateur à une formation prévue dans le plan de formation de l'association ;
la mise à disposition du collaborateur de vêtements de travail dans les deux cas suivants :

* les vêtements qui répondent aux critères de vêtements de protection individuelle au sens de l'article R.233-1 du code du travail ;
* les vêtements de coupe et couleur (uniforme notamment) fixées par les associations spécifiques à une profession et qui répondent à un objectif de salubrité, de sécurité ou concourent à la démarche commerciale de l'association.

Ces vêtements doivent demeurer la propriété de l'association. Ils ne doivent pas être portés en dehors de l'activité professionnelle du collaborateur sauf à être considérés comme des avantages en nature. Leur port doit être obligatoire en vertu d'une disposition conventionnelle individuelle ou collective ou d'une réglementation interne à l'association.

Il s'ensuit que les frais d'entretien de ces vêtements relèvent des frais d'entreprise. Toutefois, ne peuvent être considérées comme des frais d'entreprise, les primes de salissures versées par l'association lorsque :

les primes sont calculées uniformément ou en pourcentage du salaire et sans justification des dépenses réellement engagées,
les primes sont versées pendant la période de congés payés,
les primes sont versées à la quasi-totalité du personnel alors qu'il n'est justifié ni de frais anormaux de salissure ni de l'utilisation effective de la prime conformément à son objet et même si le versement est prévu par une convention collective.

3. Conditions d'exclusion de l'assiette des frais d'entreprise

Tous ces frais d'entreprise ne relèvent donc ni de la réglementation des avantages en nature, ni de celle des frais professionnels.

Les remboursements de dépenses engagées par le collaborateur et les biens ou services mis à disposition par l'association, lorsqu'ils constituent des frais d'entreprise, ne peuvent être qualifiés d'éléments de rémunération .

Il s'ensuit que les sommes, biens ou services attribués n'entrent pas dans l'assiette des cotisations, même en cas d'application de l'abattement forfaitaire supplémentaire pour frais professionnels.

Les conditions d'exclusion de l'assiette des frais d'entreprise varient en fonction de la nature de ces derniers et doivent donner lieu à la production de justificatifs et notamment :

pour les frais d'achat de matériel et de cadeaux, les dépenses réellement engagées par le collaborateur sont considérées comme frais d'entreprise. Les factures constituent la justification des dépenses.
pour les frais de repas d'affaires, l'association doit produire les pièces comptables attestant la réalité du repas d'affaires, de la qualité des personnes y ayant participé et du montant de la dépense.
pour les frais de déplacement et de séjour liés à la participation à des actions de formation professionnelle, l'association doit produire le plan de formation ou les documents attestant de ce que la formation répond à une obligation légale ou conventionnelle.
pour les frais de voyage, l'association doit produire le programme de travail.
pour les vêtements de travail, l'association doit produire la disposition attestant de la propriété du vêtement et du caractère obligatoire de son port.

Quelle est la définition des repas d'affaires ?

Les repas d'affaires doivent avoir un caractère exceptionnel (c'est-à-dire un caractère irrégulier) et sont des frais exposés en dehors de l'exercice normal de l'activité du collaborateur dans l'intérêt de l'association. Ces frais peuvent être supportés par le collaborateur ou pris en charge par l'association. Pour exclure ces frais de l'assiette des cotisations, sauf abus manifeste, l'association doit justifier ces frais en produisant les pièces comptables attestant la réalité du repas d'affaires, de la qualité des personnes y ayant participé et du montant de la dépense.