Une aide à la préparation de la clôture des comptes

Page actualisée en septembre 2022

Cette aide concerne en priorité les associations qui suivent leur comptabilité selon la méthode d'engagement / en partie double. Notamment celles qui suivent leur comptabilité à partir d'un logiciel de gestion du type « Caleb Gestion ». Les associations qui suivent le modèle « dépenses / recettes »(sur un cahier par exemple) ne s'inspireront que partiellement de cette aide.

La clôture de votre comptabilité signifie 3 choses :
1- Que vous avez totalement saisi dans votre logiciel les charges et produits concernant l'exercice en cours ;
2- Que votre comptabilité reflète ce qui s'est réellement passé dans la vie de votre association (d'un point de vue économique) ;
3- Que vous avez effectué les contrôles nécessaires pour vous assurer de la sincérité de votre comptabilité.

I - L'exhaustivité des charges et produits

Lorsqu'il est fait référence à l'exhaustivité des charges et produits, cela signifie que les administrateurs de l'association se sont assurés d'avoir pris en compte la totalité des produits reçus et à recevoir pour l'exercice concerné ainsi que de la totalité des charges (dépenses) engagées (décaissées ou non).
Concrètement, cela concerne :

Produits / Recettes :

les collectes qui auraient eu lieu sur les derniers jours de l'exercice mais encore non remis en banque ;
Les intérêts des comptes d'épargne versés au début de l'exercice suivant mais concernant bien l'exercice en cours ;
Les subventions à recevoir mais non encore perçues ;
Les promesses de dons s'il y en a ;
Les factures à établir

Charges / dépenses :

Les factures reçues mais non encore payées ;
Les factures non reçues (non parvenues) mais qui concernent l'exercice concerné ;
Les salaires, charges sociales, locations… qui concernent le dernier mois de l'exercice et qui ne sont payés que lors de l'exercice suivant.

Afin de s'assurer de tout ceci, il vaut mieux prendre son temps et éviter de mettre une assemblée générale (portant sur la comptabilité) trop tôt après la date de clôture de l'exercice. Pour éviter les risques, mettre une assemblée générale deux mois au moins après la date de clôture est le minimum. En matière comptable, la précipitation n'est pas recommandée. La loi impose que la comptabilité soit clôturée dans les 6 mois suivant la date de fin d'exercice. Prendre son temps est autorisé et recommandé.
En effet, parfois des factures arrivent 2 voire 3 mois après la fin de l'exercice. Les intérêts de compte d'épargne ne sont parfois connus qu'en mars de l'année suivante.

II- Le reflet de la vie économique de votre association

Ce n'est pas parce que parfois il n'existe pas de « transfert » d'argent que certaines actions ne doivent pas être comptabilisées. Par exemple : un membre de l'association fait un don d'un ordinateur. L'association devient donc propriétaire d'un bien mobilier qu'elle comptabilise en immobilisation.
C'est valable aussi pour des factures payées par des membres qui ne demandent pas le remboursement à l'association. Toute transaction de ce type doit être comptabilisée.

III - Les contrôles à effectuer

Il existe des contrôles simples et fiables pour vérifier si la comptabilité est sincère.

Les rapprochements bancaires

Les comptes de prêts, locations, salaires, charges sociales

Au sein de tous ces comptes, il faut vérifier que chacune de ces charges a été comptabilisée le bon nombre de fois (12 fois si ces charges vont de janvier à décembre). Il faut utiliser le grand livre pour ce contrôle.

Lettrage des comptes de tiers (comptes de la classe 4 entre autres - Revoyez la partie C - III - 4)

Immobilisations

Votre tableau de suivi des immobilisations doit correspondre aux montants que vous avez dans la balance générale (sans prendre en compte les terrains, les cautions/engagements et les immobilisations financières). S'il existe un écart, pour chaque compte d'immobilisations du grand livre, il faut vérifier que tout ce qui s'y trouve a été saisi dans le tableau de suivi des immobilisations.
Vérifier que le tableau de suivi des immobilisations comporte bien toutes vos immobilisations, dont celles achetées au cours de l'exercice et celles cédées, volées, mises au rebut… (bref, celles que vous n'avez plus). Ces dernières doivent avoir une date de sortie dans votre tableau de suivi (avec arrêt du calcul des amortissements à cette même date, si vous en calculez).

Reçus fiscaux
En cas de contrôle par un commissaire aux comptes ou par l'état français, ces derniers vont vérifier si le montant total inscrit sur les reçus fiscaux correspond/est inférieur aux montants saisis dans la balance générale (somme des comptes 7541).

Equilibre documents de synthèse

Il faut savoir que le montant total du bilan actif doit être égal au total du bilan passif. De plus, le montant du résultat de l'exercice apparaissant au passif du bilan doit correspondre au solde du compte de résultat. Si vous trouvez des écarts, cela ne signifie pas forcément que votre comptabilité est erronée, mais juste que certains comptes n'ont pas été paramétrés correctement.