L'avantage en nature NTIC

Page revue en octobre 2022

Les NTIC sont les nouvelles technologies de l'information et de la communication.

Il s'agit :
- de la téléphonie mobile,
- du micro-ordinateur portable ou non,
- de progiciels,
- de modem d'accès à un télécopieur, à l'ordinateur de l'association, à Internet…

L'usage privé des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication mis à la disposition du collaborateur de façon permanente par l'association, dans le cadre de l'activité professionnelle du collaborateur, que ce soit des outils achetés ou bénéficiant d'un abonnement, constitue un avantage en nature (que ce soient des outils achetés ou bénéficiant d'un abonnement).

Il y a mise à disposition à titre permanent des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication chaque fois que les circonstances de fait permettent au collaborateur d'utiliser à titre privé - et donc en dehors du temps de travail - cet outil.

Ne doit pas être considéré comme un avantage en nature l'utilisation raisonnable de ces instruments pour la vie quotidienne d'un collaborateur (exemple : courtes durées d'appel au domicile, brèves consultations de serveurs pratiques sur Internet…) dont l'emploi est justifié par des besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale.
Cet avantage peut-être également négligé dans les conditions suivantes :
- un document écrit mentionne que les matériels, logiciels, abonnements et temps de connexions consentis par l'association sont destinés à l'usage professionnel,
- l'utilisation de technologies portables par le collaborateur découle d'obligations ou sujétions professionnelles (notamment possibilité d'être joint à tout moment, de recevoir ou d'émettre des informations à tout moment).

Modes d'évaluation

L'avantage résultant de l'usage privé est évalué, sur option de l'association :
- soit sur la base de dépenses réellement engagées,
- soit sur la base d'un forfait annuel estimé à 10 % de son coût d'achat ou, le cas échéant, de l'abonnement, toutes taxes comprises.
Lorsque la formule commerciale ne distingue pas l'achat et l'abonnement, le taux de 10% s'applique au coût total prévu par le contrat.

L'option est laissée à la seule diligence de l'association. L'association a la faculté de réviser en fin d'exercice l'option prise en fonction de son choix (forfait ou valeur réelle) pour l'année entière écoulée. Dans ces conditions, l'association, qui au cours de l'année écoulée, a utilisé l'évaluation forfaitaire peut en fin d'année revoir cette option en fonction de la valeur réelle, collaborateur par collaborateur. L'association prend alors sa décision en fin d'année, lors de l'établissement de la DADS. Comme il s'agit d'une option qui doit être levée au moment des déclarations en fin d'année, l'association ne peut en revendiquer rétroactivement le bénéfice pour les années antérieures.

La réalité de l'usage privé résulte soit d'un document écrit (courrier papier ou électronique de la direction autorisant l'utilisation à titre privé, contrat individuel, accord conventionnel, règlement intérieur…), soit de l'existence de factures détaillées.

Précisions

- soit un document écrit mentionne la réalité de l'usage privé : il y a alors assujettissement sur cet usage privé ;
- soit un document écrit indique que ces matériels sont toujours destinés à l'usage professionnel : il ne peut y avoir assujettissement.

S'il n'y a pas de document écrit :
- s'il y a utilisation raisonnable seulement, il n'y a pas assujettissement ;
- s'il y a une utilisation privée au-delà de cette utilisation raisonnable, il y a assujettissement sur la base des factures détaillées ;
- s'il peut être démontré que l'utilisation découle d'obligations ou de sujétions professionnelles, il n'y a pas assujettissement.

Evaluation sur la base des dépenses réellement engagées

Lorsque l'association opte pour les dépenses réellement engagées, la présentation des justificatifs de facture justifiant le temps passé pour son utilisation privée suffit (n° de téléphone, accès Internet…).

Lorsque l'association ne peut apporter la preuve des dépenses réellement engagées, l'avantage résultant de l'usage privé doit être effectué d'après les forfaits prévus ci-dessous.

Lorsque cet avantage en nature est concédé par une association qui produit ou fournit ce type de service et que l'association opte pour les dépenses réellement engagées, la réglementation relative à la fourniture gratuite ou à tarif préférentiel dont bénéficient les collaborateurs sur les produits et services réalisés ou vendus par l'association est applicable.

Evaluation forfaitaire

Lorsque l'association achète ces outils pour les mettre à la disposition permanente du collaborateur, l'avantage en nature déterminé par l'usage privé de ces outils est calculé annuellement sur la base forfaitaire de 10% de son coût d'achat public, toutes taxes comprises.

Lorsque l'association paie un abonnement pour la location de ces outils et les met à la disposition permanente du collaborateur, l'avantage en nature dégagé par l'usage privé de ces outils se détermine sur la base de 10% du coût annuel de l'abonnement, toutes taxes comprises.

Lorsque la formule commerciale ne distingue pas l'achat et l'abonnement, le taux de 10% s'applique au coût total prévu par le contrat.

Les avantages « NTIC » consentis aux dirigeants affiliés au régime général de sécurité sociale peuvent être évalués selon le forfait.

Au plan fiscal

L'utilisation à titre privé par le collaborateur d'outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) mis à sa disposition par l' association constitue un avantage en nature. Toutefois, et comme pour l'assiette des cotisations de sécurité sociale, cet avantage sera négligé lorsqu'il correspond à l'utilisation raisonnable des outils issus des NTIC pour la vie quotidienne des collaborateurs (par exemple, courtes durées d'appel au domicile, brèves consultations de serveurs pratiques sur Internet …) dont l'emploi est justifié par des besoins ordinaires de la vie professionnelle et familiale.

Collaborateurs non dirigeants : il est fait application des règles prévues en matière de sécurité sociale.

Dirigeants : l'évaluation des avantages résultant de la mise à disposition d'outils issus des NTIC peut s'effectuer forfaitairement.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur les sites de l'URSSAF et du Bulletin officiel de la Sécurité sociale

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